Cómo empezar a confiar en los datos de tu negocio (incluso si hoy tienes casi todo en Excel)
- Carlos Inostroza
- 13 nov
- 9 Min. de lectura
Por todos lados se habla de la importancia de los datos. Sin embargo, son muy pocas las empresas, PYMEs o startups que realmente confían en ellos al momento de tomar decisiones. Muchos líderes de negocio deciden principalmente “con el estómago”, lo cual NO necesariamente es incorrecto ya que la intuición suele ser la fuerza necesaria para avanzar como emprendedores, pero necesita complementarse con técnica y lógica. Ese mix (técnica + lógica) se asocia a los procesos y a los datos del negocio.
Las causas de esta desconfianza no siempre tienen que ver con la tecnología o con las competencias digitales del equipo, sino con la ausencia de una estructura mínima (y simple) para gestionar los datos y extraer información valiosa que oriente el camino de tu negocio.
En este artículo te muestro un camino sencillo y práctico para construir esa base, que llamaremos “Gobernanza de Datos Mínima Viable” (GDMV). Está pensado especialmente para equipos pequeños y para líderes de PYMEs y startups que quieren crecer apoyándose en información clara, ordenada y confiable.
Un problema muy habitual: cuando los datos "no conversan"
Imagina que necesitas preparar un informe para tu socio para definir la próxima campaña comercial. Abres tu herramienta CRM (un CRM es como una agenda digital y centralizada para tu negocio, que sirve para organizar y mejorar la relación con tus clientes desde el primer contacto, pasando por la venta, hasta la postventa) y ves un número de clientes activos. Luego revisas la planilla de ventas y te aparece otro número distinto. Finalmente ves un archivo que manejan para la gestión de operaciones y… ves un tercer número. Tres cifras, tres realidades y ninguna certeza.
Este escenario no es una anécdota aislada, es parte del día a día de muchas pymes y startups que operan con información dispersa, duplicada o contradictoria. Harvard Business Review lo viene advirtiendo hace años "las empresas suelen invertir en sistemas, pero no en hábitos (¡es clave este punto!), reglas ni claridad sobre quién cuida o revisa los datos. Y sin esa base, la información deja de ser un activo estratégico y se convierte en una fuente de fricción u obstáculo.
Cuando no hay confianza en los datos, las decisiones pasan a ser cualquier cosa (menos una buena decisión); se transforman en apuestas que se toman “con lo que hay” o "con lo que me parece correcto". Pero dar este salto hacia decisiones más confiables no requiere grandes proyectos tecnológicos; requiere algo mucho más simple, contar con un mínimo de gobernanza de los datos del negocio.
¿Qué es una Gobernanza de Datos Mínima Viable GDMV?
Nosotros denominamos GDMV a un conjunto reducido (pero suficiente) de acuerdos, reglas y responsabilidades que permiten asegurar que los datos del negocio sean confiables, accesibles y estén protegidos. No implica burocracia ni procesos pesados; se trata de ordenar lo esencial para que la información deje de ser un dolor y pase a ser un habilitador del crecimiento de tu PYME o startup.
Para la GDMV consideramos principios sólidos de marcos de trabajo tales como DAMA-DMBOK, ISO/IEC 38505-1 y ISO 8000-1 (manuales internacionales que ayudan a las organizaciones a manejar sus datos de manera efectiva), pero los aterriza a la escala de una PYME o startup, donde los equipos son pequeños, los tiempos escasos y la vida cotidiana está llena de urgencias.
Para implementarla, basta con enfocarse en tres pilares:
Pilar 1: Construir una Fuente Única de Verdad (que denominaremos, "FUV").
Pilar 2: Definir reglas simples de calidad y actualización.
Pilar 3: Establecer roles claros sobre quién decide, quién cuida y quién ejecuta.
Estos elementos, bien aplicados, reducen errores, eliminan duplicidades y generan el orden mínimo necesario para tomar decisiones de negocio con confianza, lo que finalmente crea valor para tus procesos, clientes y resultados.
Pilar 1: La Fuente Única de Verdad (FUV)
En muchas pequeñas empresas, cada área o usuario tiene “su” archivo: su lista de clientes, su registro de ventas, su registro de gastos, su propia versión del catálogo de productos, etc. Esto genera múltiples realidades coexistiendo al mismo tiempo, y con ello aparece la desconfianza permanente: “tu número no es igual al mío”.
La Fuente Única de Verdad (FUV) resuelve ese problema al designar un lugar oficial donde vive la versión correcta de cada dato crítico del negocio. No tiene por qué ser un sistema complejo: puede ser tu CRM, tu ERP, el software de gestión específico que uses (por ejemplo, Dentalsoft o Dentalink para clínicas odontológicas; Fudo o Toteat para restaurantes) o incluso una planilla Excel o Google Sheets bien diseñada y conectada a fuentes de datos. Lo esencial es que todos sepan cuál es la base autorizada.
De acuerdo con estándares internacionales de calidad, la confiabilidad de un dato depende, entre otras variables, de su “idoneidad para el propósito de uso”. Sin embargo, por lo que hemos visto en nuestra propia experiencia y con distintos clientes, si no existe una FUV, incluso un dato técnicamente correcto pierde utilidad porque compite con otros que aparentan ser igual de válidos.
Así, cuando una empresa instala su FUV, las conversaciones se transforman. Las reuniones dejan de centrarse en “quién tiene el número correcto” y comienzan a tratar temas de fondo que generen valor para el negocio: decisiones, acciones y resultados.
Pilar 2: Reglas simples de calidad
Los líderes o analistas de negocio suelen descubrir que tienen problemas con los datos cuando sus efectos empiezan a doler: correos mal escritos que rebotan, RUT inválidos que complican la facturación, fechas faltantes que alteran reportes o afectan los registros de ingresos y egresos del negocio.
Hablar de calidad de datos puede parecer técnico, pero en realidad es muy simple el concepto y lo podemos comprender con la siguiente pregunta:
¿Puedes confiar en la información que estás usando para tomar decisiones con tu negocio?
Las normas de calidad de datos nos proponen atributos básicos que deben tener estos como completitud, exactitud, validez, unicidad y actualidad. No se necesita aplicar todos a la vez ni hacerlo de manera sofisticada. Basta con definir cuáles son críticos para tu operación y asegurar que se respeten por parte de los distintos involucrados en el registro y uso de estos. Al respecto es importante mencionar algunos datos importantes:
Según un estudio de Gartner (empresa estadounidense líder en tecnología de la información), el 6 de cada 10 organizaciones (grandes) no miden la calidad de sus datos.
Por otra parte, de acuerdo con la Escuela de Negocios de la Universidad de Harvard, las compañías verdaderamente “data-driven” (que usan los datos de manera importante para tomar decisiones) tienen tres veces más probabilidades de mejorar sus decisiones.
Así, lo que buscamos transmitirte es que, con reglas mínimas, visibles y compartidas, la calidad deja de ser algo “esperado” y se puede convertir en una práctica concreta del día a día de tu negocio y con ello mejorar la eficiencia interna y el valor entregado a tus clientes.
Pilar 3: Definir roles claros (quién decide, quién cuida y quién ejecuta)
Uno de los malentendidos más comunes es pensar que los datos “son responsabilidad de un especialista en informática o de un ingeniero”. Sin embargo, la evidencia demuestra que la gobernanza de datos le pertenece al negocio (a tí como líder o a tu equipo de trabajo), no a la tecnología, esta última sólo es una herramienta.
Para establecer un orden mínimo, te proponemos tres funciones que pueden ser desempeñadas por un equipo muy reducido (o con roles híbridos) en tu PYME o startup:
"Propietario" de los datos: figura estratégica que define reglas y autoriza cambios importantes. En pymes o startups, suele ser el gerente general o un socio que participe activamente en la gestión del negocio.
Administrador de datos: asegura de que los datos se mantengan correctos y actualizados. En empresas pequeñas, suele ser alguien de operaciones, administración o área comercial.
"Guardián" de los datos: responsable de accesos, seguridad y respaldo, ya sea interno o un proveedor.
Cuando estos roles están claros, las tareas dejan de “quedar en el aire”. Hay responsables explícitos para corregir errores, actualizar definiciones y mantener la calidad.
¿Cómo podrías implementar una GDMV en 1 mes?
Aunque suene sofisticado, implementar gobernanza de datos no tiene por qué ser un proceso largo. Con una o dos horas a la semana, durante un mes, puedes dejar instalada la base mínima para trabajar en adelante con datos confiables en tu negocio. Te dejamos a continuación algunas ideas de lo que podrías hacer:
Semana 1: Descubrir y priorizar
Esta primera fase consiste en mapear todas las fuentes actuales de información y seleccionar qué datos realmente importan para operar. Aquí se define la FUV para cada dominio (área o tema de negocio): clientes, ventas, productos o servicios, finanzas, logístiaca. El objetivo es visualizar el desorden que exista y comenzar a ordenarlo, de acuerdo con prioridades estratégicas y operacionales de tu negocio.
Semana 2: Establecer reglas y roles
Luego se asignan las funciones (Propietario, Administrador y Guardián de datos) de acuerdo con las capacidades y disponibilidad de tu equipo de trabajo, y se definen unas pocas políticas esenciales: qué significa que un dato esté “bien”, cuáles son los campos que nunca pueden fallar y cómo se entiende cada concepto clave. Esta etapa crea un lenguaje común.
Semana 3: Medir
La gobernanza cobra vida cuando se mide. Por eso, en esta semana se seleccionan algunos indicadores simples que permiten monitorear la calidad y detectar problemas a tiempo. No se trata de buscar la perfección, lo importante es lograr una mejora continua.
Semana 4: Consolidar y comunicar
Se resumen los aprendizajes, se crea un tablero simple con los indicadores y se comunica al equipo cómo se trabajará desde ese momento. La gobernanza deja de ser un proyecto y se transforma en un hábito.
Ejemplo de un caso que te podría parecer familiar
Imagina el caso de la empresa "Chaos SPA", una empresa de servicios del área de la salud con un equipo de 15 personas. Esta empresa manejaba su operación con ocho planillas distintas. El informe mensual de ventas, que debía ser rápido, a veces tardaba una semana de trabajo completa en poder desarrollarse y generaba fricciones interminables entre áreas y colaboradores.
Después de implementar prácticas de GDMV, centralizando las fuentes de datos (FUV) en el software de gestión que utilizaban, definiendo reglas básicas de calidad, asignando roles claros y monitoreando que los acuerdos se cumplieran, el cambio fue evidente. Tres meses después, el reporte mensual se generaba en un 1 hora, las discusiones internas desaparecieron y las reuniones se enfocaron en analizar y decisiones, no en gasto de tiempo en "administrar el desorden". No cambiaron de tecnología. Cambiaron de gobernanza.
¿Cómo conectas la GDMV con la realidad de tu negocio?
Muy simple, si quieres dedicar esfuerzo para comenzar a implemantar la gobernanza de datos en tu negocio, debes tener como objetivo que esta te facilite dos cosas: generar mayor valor y disminuir riesgos del negocio. En una pyme o startup, eso significa que los datos deben ayudar a responder preguntas clave. Por ejemplo:
¿Dónde estamos perdiendo clientes?
¿Qué segmento está creciendo más rápido?
¿De qué medio digital provienen los clientes más rentables?
¿Qué producto o servicio es más rentable?
¿Qué elementos están generando "fugas" de efectivo?
¿Cuánto tardan los clientes en pagarnos?
Lo interesante de todo esto es que cuando los datos están bien gobernados, comienzan a revelar patrones, tendencias y oportunidades que antes estaban ocultas o distorsionadas. Así una GDMV te sirve como puente entre la operación diaria y la dirección estratégica.
Por último, te dejo algunos tips que te servirán para escalar este sistema:
Integra indicadores o criterios de calidad de datos que sean respetados por todos.
Exige que cualquier iniciativa de mejora (que considere tecnología nueva en tu empresa) "converse" con tu FUV.
Mantener reuniones breves de gobernanza para revisar avances y tomar decisiones.
Lo más importante: TEN PACIENCIA. Si bien en este post te mostramos este técnica, debes adaptarla a los tiempos, capacidades y competencias de tu equipo de trabajo. Creemos que en 1-2 meses máximo deberías contar con la base mínima abordada en este blog post. Sin embargo, los procesos de transformación digital requieren de constancia y perseverancia, de acuerdo a nuestra experiencia y evidencia comparada, una vez se inicia un proyecto, pueden pasar entre 6-8 meses para que este quede internalizado en la cultura y procesos de la empresa.
Te invitamos a dar el primer paso, pensando el proyecto en pequeñas partes (👉🏻puedes revisar acá nuestro post anterior donde hablamos de esto)
Para finalizar y a modo de síntesis
La gobernanza de datos no es exclusiva de las grandes empresas. Es una forma clara y disciplinada de gestionar tu negocio con mejores resultados y menos fricción interna. La Gobernanza de Datos Mínima Viable (GDMV) te permitirá empezar de a poco, sin grandes inversiones, pero con un impacto real, si lo aplicas con disciplina y constancia, en cómo decides en el corto plazo y cómo creces en el largo plazo con tu PYME o startup.
Te invitamos a estar atento al blog, nuestro siguiente post abordará cómo construir un plan estratégico en 4 pasos, utilizando los datos de tu negocio. Este será el siguiente paso natural: ahora que sabes cómo gobernar tus datos, veremos cómo convertirlos en decisiones estratégicas que realmente mueven la aguja del crecimiento.
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