El método de gestión de proyectos que hemos usado para ordenar las finanzas de una clínica odontológica

Cuando una PYME o startup comienza a crecer, todo se vuelve más intenso. El equipo se amplía, llegan más clientes y el movimiento del negocio aumenta. Pero junto con ese crecimiento, también surgen nuevos desafíos que muchas veces pasan desapercibidos hasta que ya se hacen evidentes.

Lo más complejo es que esos problemas no se resuelven trabajando más horas, sino trabajando mejor. La falta de información confiable, los procesos que dependen de personas clave —casi siempre los fundadores— y las decisiones que se postergan por falta de datos son señales claras de desorden en la gestión.

En gest1one diseñamos los proyectos de nuestros clientes de acuerdo con una premisa sencilla y que podría parecer obvia: antes de elegir herramientas o hacer grandes cambios organizacionales, hay que entender bien el problema, medirlo con criterio y avanzar paso a paso, en ciclos cortos que entreguen resultados visibles.

Por eso, en cada proyecto trabajamos junto a nuestros clientes a través de sprints, una forma de avanzar con foco, aprendiendo y mejorando en cada etapa, gracias al feedback de nuestro cliente.

¿Qué es un “sprint” y por qué preferimos trabajar de esta manera?

Un sprint es un período de trabajo acotado y en la práctica funciona como un “mini-proyecto” dentro de un proyecto general (macro), con sus propias etapas: planificación, ejecución, entrega y retrospectiva. Durante este ciclo (sprint) se planifican las tareas, se ejecutan, se revisa el resultado y se reflexiona sobre cómo mejorar para el siguiente Sprint. Si bien esta metodología de gestión de proyectos surgió de desarrollo tecnológico, sin embargo, hoy en día es aplicable a iniciativas de distintos rubros dada su flexibilidad.

El período de tiempo de cada sprint varía de acuerdo a distintos factores,sin embargo, por lo general se realiza en períodos de entre 2 y 4 semanas. Para que tengas una idea de los principales factores que debemos considerar:

• Riesgo del producto o mercado: Si el producto o el entorno en que opera la empresa es incierto o complejo (alto riesgo), se prefieren Sprints más cortos (1 o 2 semanas) para inspeccionar el Incremento y obtener feedback temprano de los stakeholders (interesados) y clientes, permitiendo ajustes rápidos.

• Madurez y experiencia del equipo que lidera el proyecto: Por lo general preferimos trabajar con sprints más cortos ya que es más fácil planificar y predecir un período acotado de tiempo y detectar desviaciones o bloqueos en la ejecución del proyecto de forma más ágil.

• Coordinación de las partes interesadas (stakeholders): la frecuencia de revisión depende directamente del tiempo disponible de los distintos involucrados (equipo de gest1one y contraparte de la empresa del cliente). Preferimos también revisiones de corta duración pero con mayor frecuencia (reuniones breves de 20-30 minutos, cada 1 o 2 semanas).

• Capacidad de ejecución del equipo de trabajo: La estimación se logra en base a la experiencia en el desarrollo de soluciones digitales previas. La compenetración y tiempo de trabajo nos ha permitido estimar de forma eficaz la velocidad de ejecución de las tareas de los proyectos que llevamos, balanceando productividad, sostenibilidad del ritmo y calidad en los avances (entregas) a nuestros clientes.

Así, durante cada sprint dentro del proyecto (macro) general, el objetivo es cumplir una meta concreta. En ese tiempo, nuestro equipo y el del cliente trabajan codo a codo para resolver un grupo específico de tareas y entregar un resultado tangible.

Por lo tanto, en la práctica y en simple, un sprint es una manera de avanzar en los proyectos empresariales sin perder el foco. Permite probar, medir, corregir y mejorar de forma continua, reduciendo riesgos y ganando claridad sobre qué funciona y qué no. De esta forma todos los involucrados (cliente y equipo de gest1one) tenemos claro qué se está haciendo, por qué y para qué. Esto evita improvisaciones, acelera el aprendizaje y garantiza que cada mejora aporte valor real al negocio.

Acá te dejamos un documento que resume esta metodología 👉🏻 enlace al documento.

Del diagnóstico a la acción: el caso de una clínica odontológica

Hace unos meses, uno de los socios de una clínica odontológica nos contactó porque sentía que el negocio se le estaba desordenando. Las consultas estaban con alta demanda, el equipo crecía y los pacientes recomendaban el servicio, pero el cierre financiero de fin de mes era un caos.

Usaban un software clínico que funcionaba bien para agendar horas, registrar tratamientos y hacer cobros, pero el sistema no se "comunicaba" correctamente con el área contable ni con las cuentas bancarias. En consecuencia, los dueños no tenían información confiable para tomar decisiones operativas y, mucho menos, estratégicas.

Al revisar el caso en profundidad, detectamos tres brechas urgentes por resolver:

1. Control financiero manual con múltiples planillas Excel.

2. Duplicidad de tareas operativas.

3. Falta de visibilidad sobre los números del negocio.

Por lo tanto, el problema tenía una causa central: la gobernanza de datos y el flujo de información operativa no existía. Los datos abundaban, pero estaban dispersos, eran de mala calidad y no existía un proceso que los conectara. Lo que parecía un detalle administrativo terminó convirtiéndose en un cuello de botella que estaba comenzando a desgastar a los socios de la clínica y con ello, el crecimiento del negocio.

Nuestra metodología en acción

Después del diagnóstico, pusimos en marcha nuestra metodología de implementación de habilidades prácticas para la gestión de negocios, pensada para líderes de PYMEs y startups.

El proyecto se estructuró en dos grandes bloques de trabajo:

1. Habilidad 1: Mentoría en transformación digital

Revisamos a fondo la madurez digital del negocio y las competencias del equipo, con el objetivo de lograr mejoras concretas en dos meses. En esta parte del trabajo nos enfocamos en tres frentes:

• Optimizar procesos operativos de control financiero.

• Diseñar herramientas digitales de control a la medida.

• Capacitar a los socios en el uso de IA generativa aplicada a la productividad, focalizando el trabajo en uso de análisis de datos y, como complemento, la creación de contenido para redes sociales.

La meta en esta fase fue liberar tiempo operativo de los socios y convertir ese tiempo en capacidad de gestión y generación de valor para el negocio.

2. Habilidad 2: Gerenciamiento interino (o externo)

Con los cimientos listos, pasamos a la fase más desafiante de todo el proyecto: migrar del sistema de control manual (estado inicial) a un sistema de gestión integrado (situación deseada al final del proyecto). Este trabajo se dividió en seis pasos que nos han permitido avanzar de manera ordenada y medible:

• Paso 1. Ver el negocio desde arriba y desde dentro: Antes de mover una pieza, mapeamos todo el flujo de información entre recepción, administración y contabilidad. Descubrimos que cada área tenía su propio sistema y sus propios criterios. Nadie tenía una visión completa del negocio. Ese fue el primer hallazgo: el problema no era la herramienta, sino la falta de integración entre personas, procesos y sistemas.

  
  

• Paso 2. Validar antes de invertir: En lugar de cambiar sistemas de inmediato, aplicamos una regla simple, que implica "validar en pequeño" antes de invertir en grande. Priorizamos las brechas más críticas (conciliaciones lentas, reportes subutilizados, datos mal ingresados y duplicidad de tareas). Definimos una meta clara: reducir a la mitad el tiempo del cierre mensual. Esa meta guió todo el plan de trabajo, estructurado en sprints quincenales.

  
  

• Paso 3. Planificar con claridad: Dedicar tiempo a planificar bien nos ahorró muchos dolores de cabeza. Definimos objetivos, responsables, plazos y recursos disponibles. Tener un marco de acción simple, pero bien definido, nos permitió mantener el foco y medir avances sin desviarnos del propósito central.

  
  

• Paso 4. Primer sprint "probando en pequeño": Empezamos automatizando una parte crítica del proceso, en este caso la conciliación de ingresos entre el software clínico y los registros manuales. Con una herramienta sencilla logramos reducir el tiempo de cierre mensual de 2 horas a menos de 30 minutos, es decir una reducción del 75% en el tiempo al momento de cuadrar los resultados mensuales del negocio. Más allá del resultado técnico, lo importante fue el cambio en la dinámica del equipo. Al ver resultados rápidos, se involucraron más y entendieron que la mejora era posible, sostenible y que les permitiría disponer de mayor tiempo para dedicarlo a hacer crecer su negocio.

  
  

• Paso 5. Escalar con inteligencia: Con los primeros avances validados, pasamos a la integración por completo del software clínico con pasarelas de pago, registros internos, información bancaria y a la automatización de reportes de ventas, definiendo indicadores clave del negocio.
  

  El objetivo último es el desarrollo de una herramienta robusta de Inteligencia de Negocios de autoconsulta para la clínica utilizando Microsoft Power BI. Cada mejora se priorizó por su impacto en la toma de decisiones, no por moda tecnológica ni complejidad técnica. Además, a lo largo del proceso hemos incluido espacios cortos de capacitación en cada sprint, para que el equipo comprenda los alcances de la transformación digital que está experimentando la clínica a lo largo de este tiempo.

  
  

• Paso 6. Consolidar y entregar: Hoy el proyecto está en su fase final. Estamos terminando la implementación de reportes automatizados en Power BI. El objetivo es entregar un sistema llave en mano, documentado, con gobernanza de datos y totalmente adaptado a las necesidades de la clínica para que nuestros clientes puedan monitorear la salud de su negocio, sin tener que depender de nosotros.

Resultados y aprendizajes

Luego de tres meses del inicio de la primera fase de este proyecto de transformación digital (habilidad 1), la clínica ya había conseguido:

• Reducir en un 75% el tiempo de cierre financiero mensual.

• Aumentar un 30% las ventas, gracias al impulso de un mayor tiempo disponible por parte de los socios, apalancando dicho excedente en una mejor gestión de los canales digitales de la clínica.

• Ganar control y claridad sobre la operación y salud financiera del negocio.

Lo que hemos aprendido hasta ahora (y que puede servirte también)

Cada empresa tiene su propio ritmo. Por eso, en gest1one no aplicamos soluciones genéricas. Diseñamos sistemas simples, de rápida implementación y sin tecnicismos innecesarios, para que la mejora de la gestión de tu PYME o startup no se convierta en un dolor de cabeza.

En esta etapa del crecimiento de una PYME, el desafío suele ser el mismo, existiendo patrones comunes independiente de la industria en la que operas, el orden es la prioridad antes de crecer. En este sentido, no se trata de tener todas las respuestas del negocio de forma rápida, sino de construir un sistema que permita aprender, ajustar y decidir con rapidez, pero que se diseñe de forma robusta para que sea sostenible en el tiempo.

En gest1one creemos que la verdadera innovación intra empresarial ocurre cuando las decisiones se vuelven más simples, los equipos más autónomos y los dueños recuperan tiempo para enfocarse en lo que realmente genera valor.

Por último, no está de más recordarte que lo que nos mueve es reducir la complejidad de gestionar tu PYME o startup, aumentando la claridad para que tomes decisiones informadas, utilizando las herramientas digitales y metodologías administrativas de forma práctica y rápida.

Si quieres contarnos sobre tu empresa, para que veamos si te podemos ayudar, reserva acá 👇🏻una Evaluación gratuita de tu PYME o Startup.