Hacer gestión sin información ni foco: los errores que (casi) todos los líderes de PYMES y startups cometen

Como líder de una pequeña y mediana empresa (PYME) o Startup, lo más probable es que sientas que tienes que hacerlas todas: ser gerente general, gerente de ventas, gerente de finanzas y, sobre todo, ser una persona altamente eficiente y organizada capaz de resolver a tiempo todos los problemas urgentes que aparecen día tras día. Todo esto a final de cuentas te come lentamente la energía, aumenta la ansiedad y en algunos casos, hasta podría estar generando conflictos con quienes más quieres.

¡Comprendo tu situación, porque lo he visto muy de cerca una y otra vez!

De acuerdo a nuestra experiencia trabajando junto con líderes de PYMES y startups , así como también levantando nuestros propios proyectos, hemos visto que muchos emprendedores cometen (y también nosotros hemos cometido) algunos errores típicos que podrían llevar nuestros proyectos directo al desorden, a perder dinero, tiempo o peor aún, a que el negocio termine fracasando por no tomar buenas decisiones en el momento oportuno.

En este primer post de nuestro blog queremos mostrarte a grandes rasgos algunos errores en la gestión de este tipo de empresas que son típicos y presentarte datos al respecto. Una de nuestras motivaciones es enfrentar junto con líderes de PYMES y startups estos desafíos desde un punto de vista realista, concreto y práctico, en ese sentido también te contaremos de forma breve cómo y por qué nació Gest1one y en qué aspectos de tu negocio podríamos ayudarte.

1. La falta de herramientas simples y adecuadas para hacer gestión

Emprender no es fácil. En general se requiere que el emprendedor y/o quien lidera el proyecto disponga de un mix de habilidades, conocimientos y competencias de base para que su negocio logre sobrevivir en el cambiante mercado en el cual está inserto. Este mix debería reflejarse en que el emprendedor cuente con conocimientos “duros” de diversas subdisciplinas de las Ciencias de la Administración, tales como fundamentos de finanzas, contabilidad, conocimiento de herramientas digitales, marketing, teoría de sistemas, economía, etc., así como también habilidades “blandas” (organización, capacidad de crear y liderar equipos, orden y estructura, capacidad de innovación, capacidad de autogestión, entre otras). Con esta mezcla, en teoría el líder podría sortear las dificultades operacionales de su empresa mientras busca la cima a la que tanto desea llegar, según sus intereses y propósitos personales y empresariales: generar un sueldo estable, escalar su empresa a nivel regional o internacional, crear una franquicia, vender una marca, etc.

2. La humeante industria de las soluciones rápidas en 30 días

En el extenso mercado de empresas o profesionales B2B (cuyo cliente objetivo es otra empresa y/o profesional) existe un sinfín de soluciones rápidas y algunas veces increíbles para “llevar al emprendedor y su negocio al siguiente nivel”. Podemos encontrar software, creadores de contenido o expertos que buscan monetizar rápidamente sus servicios y a cambio, entregan soluciones muy técnicas (generalmente con nombres rimbombantes), poco escalables y adaptables a la realidad de cada emprendedor. Muchas de estas soluciones se enfocan en (más de alguna de estas frases te podrían parecer conocidas): “incrementa tus ventas en 30 días con este framework”, “seré tu growth partner estratégico para escalar tus ventas al siguiente nivel en 30 días”, “implementa agentes de inteligencia artificial generativa para enviar 1.000 correos en automático al día a tus clientes potenciales…”, “el SaaS (Software as a Service) definitivo que te permitirá mantener tus finanzas en orden y sin esfuerzo”; así suma y sigue.

Entonces, como emprendedores encontramos una jerga en el mundo de los negocios llena de anglicismos y términos usados a veces en exceso para demostrar cierta autoridad. Puede ser que terminemos contratando estos servicios, respecto a los cuales, con el paso del tiempo, tendemos a darnos cuenta que son genéricos (también existen muchos de buena calidad y que liderados por profesionales de excelencia) o poco adecuados a la realidad de nuestra empresa y de nosotros mismos como líder de esta. También es frecuente que veamos algunos resultados (o métricas) iniciales que prometen, sin embargo, por diversos motivos estos podrían no ser sostenibles en el tiempo, por lo que generamos dependencia de ese profesional o empresa para que explique lo que pasa o que dependamos de la disponibilidad del soporte técnico del software que contamos para entender cómo funciona la plataforma y cómo sacarle mayor provecho, por ejemplo.

El mensaje que quiero transmitirte respecto a este punto es que es muy importante “afinar el olfato” para detectar las soluciones que potencialmente generarán valor a nuestro negocio y que podrían ser más adecuadas a nuestra realidad como emprendedor. Es importante explorar el abanico de alternativas, cotizar y pensar racionalmente antes de delegar la responsabilidad de gestionar algún proyecto de consultoría, asesoría o mentoría que impacte la gestión de nuestras empresas a un tercero. Lo que queremos percibir es que nuestra inversión (tiempo, esfuerzo, dinero) en este tipo de servicios rendirá al menos a la par de nuestras expectativas de una forma comprobable, medible y realista en cuanto a los plazos.

3. El talón de Aquiles del emprendedor: no conocer los números de su negocio

En relación con el punto anterior bajo nuestro punto de vista podemos inferir que, dentro de las subdisciplinas de la administración, marketing es la “niña bonita de la fiesta”, es el servicio que la mayoría de los negocios B2B ofrecen y el que muchos se interesan en contratar, dada su visibilidad en redes sociales y mensajes prometedores: se asocia a incrementar las ventas, al éxito, a la “libertad”, etc.

Ahora bien, es intuitivo y prácticamente obvio que se requiere vender más para incrementar los ingresos de un negocio, sin embargo, antes de decidir qué vender con nuestro negocio, debiésemos plantearnos algunas preguntas:

• ¿Incrementar las ventas es siempre efectivo para generar utilidades con mi negocio?

• ¿Cuáles de mis productos y/o servicios contribuyen más a generar rentabilidad en mi negocio?

• ¿Existe alguna línea de productos y/o servicios que debería quitar del catálogo ya que no son rentables?

• ¿Son sostenibles estos números del negocio para mantener la operación de mi PYME o startup y poder cubrir todos los egresos mes a mes?

• ¿Cómo se comparan los ingresos y egresos de mi empresa con otros períodos (mes, trimestre, semestre, año)?

• ¿Hay alguna tendencia que hace que en algunas épocas del año no logremos llegar con holgura (o perdamos plata) a fin de mes?

Si reflexionamos al respecto, es probable que nos percatemos que tenemos que realizar algunos análisis previos antes de decidirnos a dedicar nuestra energía a vender por vender. A su vez, para hacer análisis de la “salud financiera” de nuestro negocio, necesitamos contar con algunos elementos muy importantes:

• Disponer de datos relevantes sobre la operación de nuestro negocio.

• Asegurar que esos datos sean de buena calidad para poder analizarlos correctamente.

• Tomar decisiones basada en la evidencia, mediante el conocimiento extraído desde los datos.

Si conoces correctamente algunos de los “datos duros” de tu empresa tales como ingresos, costos y márgenes, es posible que desde ya seas capaz de identificar cuáles sean los productos y/o servicios más rentables y claro, en este caso, un servicio que “asegure” el incremento de tus ventas o mejore la efectividad de tus campañas de marketing en redes sociales, por ejemplo, podría ser efectivo. De lo contrario, prácticamente estás apostando y para eso mejor jugar póker o ir al casino con nuestros amigos…

Ahora bien, no quiero que sientas que eres un caso único que no mide la salud de su empresa, ya que es muy probable que no estés tomando de forma correcta (o derechamente no lo estés haciendo) estos signos vitales de tu negocio. En efecto, en nuestro país desde ya hace algunos años la situación de las PYMES se monitorea de forma frecuente a nivel nacional ya que estas representan +90% de las empresas a nivel mundial y en Chile no es la excepción, por lo tanto, lo que ocurra con ellas es vital para la economía de nuestro país.

Veamos a continuación algunos datos disponibles respecto a cómo se hace gestión en las PYMES chilenas:

De acuerdo el estudio presentado el año 2024, denominado “Capacidades Financieras de las micro, pequeñas y medianas empresas en Chile” realizado por el Banco del Desarrollo de América Latina y el Caribe (CAF) en conjunto con la Comisión para el Mercado Financiero de Chile (CMF), se puede observar entre otras cosas, que:

• Existe un sesgo de exceso de confianza en el instinto personal por sobre la planificación financiera. Apenas 35% declara tener un presupuesto para planificar las finanzas de su empresa.

• Sólo el 31% de los encuestados separa las cuentas personales de las de su negocio. Lo cual a final de cuentas distorsiona el análisis de la situación financiera de las empresas.

• Menos de la mitad (46%) comprende los beneficios de cotizar productos o servicios financieros. Lo anterior es un aspecto muy importante por los posibles efectos en el flujo de caja del negocio derivados de la carga financiera.

• Desde el punto de vista de competencias digitales sólo un 29% de la empresa tiene un sitio web dedicado a mostrar los productos o servicios ofrecidos y desconoce cómo usar los canales digitales para agilizar trámites con el estado, abrir cuentas bancarias completamente en línea u optimizar la gestión de su empresa (24%).

De todas formas, no todo es está mal. Es destacable que más del 80% es de los encuestados es consciente de la importancia de hacer seguimiento a los números (finanzas) de la empresa. De igual forma un 84% sabe de la importancia de establecer objetivos financieros de largo plazo (pensamiento estratégico).

No obstante, ¿te ha pasado que al llegar a fin de mes no te alcanza para pagar a tus acreedores, proveedores y/o colaboradores?

De acuerdo con lo que he podido ver a lo largo del tiempo es poco común que ese 80%, sea consistente con el seguimiento las finanzas de su PYME o realice las acciones necesarias para obtener métricas valiosas que monitorear la salud de su empresa, es más, en la mayoría de los casos estos datos no responden a una adecuada estrategia de gobernanza de datos, por lo que, se realizan análisis parciales o de mala calidad sobre datos obtenidos principalmente de planillas Excel (y no del ERP o Software de la empresa). Por lo tanto, si el ingrediente (dato) es de mala calidad, el producto final será (des) información y (des) conocimiento y así, ¿cómo va a ser posible a tomar decisiones informadas para guiar nuestra empresa hacia dónde queremos?.

4. Entonces… ¿por qué nace Gest1one?

Varios de los hallazgos expuestos en los apartados precedentes nos motivaron a fundar Gest1one. De acuerdo con nuestra experiencia, hemos podido comprobar que como emprendedores a veces nos cuesta ver cómo está funcionando nuestro sistema-negocio en perspectiva y en ese sentido, contar una visión externa que nos permita comprender donde estamos y hacia dónde podríamos ir con nuestra empresa, es una alternativa más que necesaria.

Existe una brecha amplia entre quienes sí tienen experiencia y en el mejor de los casos formación en negocios versus quienes por diversos motivos no cuentan con ese activo intangible llamado conocimiento. Sin embargo, bajo nuestro punto de vista, ser emprendedor es más bien un tema de actitud y de estilo de vida, además de competencias, por lo cual todos tenemos el potencial para “fortalecer este músculo” del emprendimiento, no obstante, muchas veces desconocemos las competencias que se requieren entrenar y desarrollar durante todo el viaje del emprendedor, con las cuales, por cierto, podemos aumentar la probabilidad de que nuestros proyectos tengan éxito, más aún en un entorno tan volátil como el que enfrenta nuestra sociedad en la actualidad desde lo político, económico, tecnológico y social.

En este sentido, una de nuestras principales motivaciones es acompañarte para que este conocimiento quede a tu disposición. Buscamos ser una especie de intérprete que te ayude a construir y sentar las bases para que puedas traducir los datos e información de tu empresa y del mercado, en conocimiento, ya que sólo con el conocimiento adecuado podemos tomar decisiones inteligentes e informadas respecto del rumbo que queremos darle a nuestras empresas. La probabilidad de hacer crecer y desarrollar una PYME o startup la mayoría de las veces requiere de mezclar la pasión y energía del emprendedor con las herramientas y base metodológica adecuada, de esta forma como líder de tu proyecto podrás tener mayor foco, orden y visión de largo plazo.

Sabemos que al final del día, luego de entregar tiempo y energía a la operación de nuestros emprendimientos, es probable que no tengamos ganas de dedicar mucho tiempo a revisar el estado de la gestión de nuestro negocio (a veces se tiende a ver como un trámite o algo poco entendible). En este sentido, tal vez no estaría demás conversar un “partner” que nos vaya guiando en este largo camino...

Para terminar, no está demás comentarte que, si quieres fortalecer tus habilidades como líder de una PYME o Startup, tener mayor claridad sobre los números de tu empresa y tomar decisiones más seguras e informadas para hacer crecer tu negocio, 👉 [puedes hacer clic acá para que conversemos].

En los próximos posts haremos un zoom a los problemas más frecuentes que enfrentan los líderes y emprendedores y te entregaremos algunas ideas de cómo se pueden mitigar con datos, información y fortaleciendo las capacidades de gestión en tu empresa con las herramientas y metodologías adecuadas.